Archivo
Los Archivos Municipales conservan la memoria colectiva de nuestra sociedad, que ha dejado huella de su actividad en los documentos que en ellos se conservan.
Están constituidos por documentos que se reúnen en ellos de manera natural, como producto de la organización y de las actividades de los Concejos y Ayuntamientos.
FUNCIONES DEL ARCHIVO MUNICIPAL
Se resumen en tres conceptos, Recoger, Conservar y Servir.
Recoger y Conservar son funciones realizadas hacia adentro, comenzando por la recepción de fondos, clasificación, ordenación, descripción, instalación, custodia y protección.
Servir es una función que transciende hacia fuera y tiene, a su vez, una triple finalidad:
- Estar al servicio de la Administración para hacer más ágil y rápido su funcionamiento
- Estar al servicio del Ciudadano, para ofrecerle la información que solicite como interesado o por interés general o de transparencia (con las limitaciones legalmente establecidas)
- Estar al servicio de la Investigación y la Cultura, a través de una serie de actuaciones de divulgación, etc de nuestro Patrimonio Documental
Tapas de madera, Fuero de Molina
HISTORIA
El que haya llegado hasta nosotros el códice del Fuero (S. XIII), documento del que arranca la historia jurídico-política del Señorío de Molina, y la Colección de Pergaminos (1347-1734), nos lleva a pensar que desde bien temprano existió la conciencia, entre los molineses, de la necesidad de conservar los documentos.
Sin embrago, no es hasta 1746 cuando tenemos la constancia de la evidente existencia del archivo, puesto que se conserva un Índice de los papeles en él custodiados.
Se pueden apuntar hechos o momentos relevantes en la configuración y desarrollo desde entonces a la actualidad:
- 1810 / 1875. Periodo en el que destacan las dos quemas de la ciudad, por los franceses y por los carlistas, con la supuesta pérdida de fondos documentales.
- Principios del S. Claro Abánades, cronista e historiador molinés, en un intento de rellenar el vacío dejado por las llamas, agrupó y clasificó los Documentos Históricos conservados en el Archivo Municipal.
- Inventario e índice realizados por el secretario municipal, Humbelino Usero Catalán. Incorporó los legajos del Fondo de Desamortización, documentación de Hospital, del Colegio de Primera Enseñanza, etc.
- Concurso-Oposición para la contratación de un archivero/a, con subvención de la JCCM para la contratación de Archiveros Municipales.
- 2005-2006. Consolidación definitiva del Archivo Municipal con la creación de carácter fijo, del puesto de la archivera y unas instalaciones propias, destinadas exclusivamente para el Archivo Municipal
FONDO DEL ARCHIVO MUNICIPAL
Existen varios fondos en el Archivo Municipal; excepto el “a”, todos son escasos
- El propiamente municipal (finales del s. XIII / 1356-2014)
- Pueblos fusionados a Molina en los años 60-70:
. Anchuela del Pedregal (1968-1976)
. Cubillejo de La Sierra (1974-1976)
. Cubillejo del Sitio (1973-1976)
- Jefatura Local del Movimiento (1942-1974)
- Fondo de Desamortización, Venta de Bienes al Estado (1805-1886)
- Fondos privados
- Fondos de instituciones que, no siendo estrictamente municipales, sí pueden considerarse como tales por ser el Ayuntamiento el patrono o administrador.
. Hospitales y Asilo (1820-1973)
. Instituto de Segunda Enseñanza (1847-1899)
. Instituto de Santo Tomás de Aquino (1946-1982)
. Escuelas Taller
Fachada principal del COLEGIO ESCOLAPIOS. Finales S. XIX
Plano del COLEGIO ESCOLAPIOS. S. XIX
CARTA DE SERVICIOS.
Gestión Documental Municipal:
ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ( PLATAFORMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL «GESTIONA»
- Registros de Expedientes (archivo de oficina)
- Registros de Establecimientos Públicos.
- Registro de Actas de Sesiones (archivo oficina y archivo intermedio)
- Registro de Documentos Históricos. (archivo histórico)
Servicios prestados:
- Consulta de documentación.
- En caso de documentación en trámite, localización para su consulta.
- Si se precisara, asesoramiento al usuario sobre qué documentación consultar.
- Asesoramiento a los usuarios sobre procedimientos con la administración derivados de la consulta efectuada.
- Visitas al Archivo de estudiantes (colegio e instituto) y otros colectivos.
Actividades Culturales (Exposiciones, conferencias..)
- Mantenimiento y actualización de la información del Archivo.
Derechos y deberes de los usuarios:
- Acceder libre y gratuitamente al Archivo.
- A consultar y obtener copias de documentación, salvo las restricciones legalmente establecidas o por el estado de conservación de los documentos solicitados.
- A recibir asesoramiento sobre la documentación a consultar.
- Deber de respeto al Archivo, sus normas y sus documentos.
Compromisos de calidad
- Atención a todas las consultas de Archivo.
- Información personalizada a cada usuario.
- Expedición de informes.